COVID-19 / Plan de continuité de l'activité

Depuis le début de l’épidémie de Coronavirus, toutes les équipes d’Hiventy se mobilisent pour préserver la santé de ses salariés, clients et partenaires. Nous tenons à partager avec vous l’ensemble des mesures qui ont d’ores et déjà été prises et celles qui pourraient être mises en place pour garantir une bonne continuité de nos activités.

A) Mesures immédiates pour prévenir la contamination de nos salariés, partenaires et clients sur sites

Un certain nombre de mesures ont été mises en place sur l’ensemble des sites depuis
l’arrivée du virus :

● Communication sur les consignes sanitaires à respecter
● Présence de gel hydroalcoolique ou lingettes
● Limitation des déplacements des salariés
● Respect des règles de confinement telles que recommandées par le gouvernement
● Mise en place de questionnaires pour l’accueil des visiteurs externes
● Limitation du nombre de personnes par salle
● Réunions réalisées par vidéoconférence

B) Actions prises au regard de l’évolution récente de la situation tant sanitaire qu’économique

A la vue de l’évolution rapide de la situation sanitaire et comme le prévoient les procédures du Groupe nous avons par ailleurs pris les décisions suivantes :

● Mise en place d’une cellule de crise qui a tenu sa première réunion le mercredi 11 mars. A cette occasion a été établi un Plan de Continuité de l’Activité listant les actions nécessaires à prendre pour garantir la continuité de nos activités en cas
d’évolution défavorable de la situation sanitaire.
● Référencement de l’ensemble des ressources et tâches éligibles au télétravail et mise en place des conditions permettant sa mise en oeuvre dans le respect des consignes de sécurité imposées par nos certifications. Nous assurons à toutes les personnes ayant la possibilité d’effectuer leur travail depuis leur domicile les moyens techniques nécessaires pour qu’ils puissent continuer à travailler dans de bonnes conditions.
Le personnel non éligible au télétravail continue à travailler sur site permettant d’assurer une continuité de la production.

C) Gestion de la production prise en charge par des personnels non éligibles au télétravail en cas d’évolution défavorable des conditions sanitaires

La cellule de crise a par ailleurs défini les conditions de prise en charge des travaux effectués par des personnes non éligibles au télétravail sur la base des scénarios suivants :
● Fermeture des transports en commun
● Fermeture des écoles
● Contamination d’un salarié
● Interdiction des déplacements des personnes en Île-de-France

Pour les trois premiers scénarios, ont été identifiées les personnes susceptibles d’être impactées et des remplaçants ayant les mêmes compétences pour garantir la continuité de l’activité. Par ailleurs, a été mis en place une organisation du travail visant à ne pas faire cohabiter au même endroit au même moment des personnes aux compétences identiques (mise en place d’équipes et d’alternance).

L’ensemble des équipes d’Hiventy se met à la disposition de ses clients pour mettre en place des solutions adaptées pour assurer la continuité d’activités très spécifiques déjà identifiées nécessitant des talents extérieurs dans l’incapacité de se déplacer (comédiens de doublage, étalonneurs, monteurs…).

Nous nous assurons par ailleurs que l’ensemble de nos fournisseurs clés ont bien mis en place de leur côté un Plan de Continuité d’Activité.

Nous nous tenons à votre entière disposition pour toute question complémentaire.

Since the outbreak of the Coronavirus epidemic, all of Hiventy’s teams have worked together to protect the health of our employees, clients and partners. We wish to share with you an overview of the measures which have already been implemented and those which could be put in place to guarantee the effective continuation of our activities.

A) Immediate measures to prevent the contamination of our employees, partners and clients on site

A certain number of measures have been implemented across all sites since the arrival of the virus:

● Communication on the health recommendations to follow
● Presence of hydroalcoholic gel and/or wipes
● Limiting employee travel
● Respecting isolation regulations as recommended by the government
● Questionnaires at reception for external visitors
● Limiting the number of people per room
● Meetings via video conference

B) Action taken regarding the recent evolution of the current health and economic situation

In view of the rapid evolution of the current health situation, and as provided for in the Group’s procedures, we have also made the following decisions:

● Implementation of a crisis committee which met for the first time on Wednesday, 11 March. At this meeting, a Business Continuity Plan was established listing the necessary actions to take in order to guarantee the continuation of our activities should the health situation deteriorate.
● Referencing of all resources and tasks eligible for remote work and ensuring conditions allow for such implementation while respecting the security regulations imposed by our certifications. We guarantee that any person with the possibility of working from home has the necessary technical means in order to continue working in a comfortable environment.
Personnel who are not eligible for remote work continue to work on site ensuring that production continues.

C) Managing production undertaken by personnel ineligible for remote work should the health situation deteriorate

The crisis committee also defined conditions for undertaking work carried out by those ineligible for remote work based on the following scenarios:

● Closure of public transport
● Closure of schools
● Contamination of an employee
● Travel ban for people in the Île-de-France region

For the first three scenarios, those likely to be impacted by such measures have been identified and replacements with the same skill sets have been selected to guarantee the continuation of our activities. Additionally, a new policy has been introduced with the aim that people with identical skills cannot work in the same place at the same time (implementation of alternating teams).

All of Hiventy’s teams are happy to help any clients who wish to implement customized solutions to ensure the continuation of very specific activities which have already been identified as requiring external talent in the event that travel is not possible (dubbing actors, technicians, editors, etc.).

We also ensure that all of our key suppliers have implemented their own Business Continuity Plan.

If you have any further questions, please do not hesitate to contact us.

COVID-19 / Plan de continuité de l’activité

COVID-19 / Business Continuity Plan